Організація електронних документів
Ми маємо власне спеціалізоване програмне забезпечення, яке дозволяє Вам онлайн моніторити та контролювати стан надання послуг переведення інформації з паперових носіїв в електронний (цифровий) вигляд.
Наше спеціалізоване програмне забезпечення для електронних архівів документів вирішує ряд задач:
- Формування та структурування баз даних документів
- Створення описових формулярів до документів
- Редагування даних головних атрибутів документів
- Скорочення часу на пошук необхідної інформації по головним атрибутам документів
- Отримання статистичних даних по головним атрибутам документів
- Керування базою даних та параметрами доступу
Функціональні можливості:
- Вхід до системи забезпечується через функцію автентифікації, що використовує логін та пароль користувача системи
- Функція «Реєстрація користувачів системи», доступна адміністраторам, дозволяє керування користувачами: додавання, блокування, видалення та редагування. Існують чотири типи ролей користувачів: Адміністратор, Менеджер, Оператор та Анонім
- Функція «Заповнення картки атрибутів документів», доступна операторам, адміністраторам та менеджерам, дозволяє вводити атрибути документів у відповідні поля та створювати зв’язок між каталогом документів і таблицею атрибутів
- Функція «Редагування даних опрацьованих документів», доступна адміністраторам та менеджерам, призначена для керування обробленими документами, а також пошуку, фільтрування, перегляду, редагування та видалення записів атрибутів документів
- Функція «Управління даними», доступна адміністраторам, забезпечує керування масивами даних документів та відображення кількості документів та записів. Вона дозволяє імпорт та експорт даних в загальний банк даних документів системи. Адміністратор може формувати групи менеджерів для редагування даних та здійснювати пошук за відповідними атрибутами груп
- Функція «Індексація документів» забезпечує створення нових порожніх карток атрибутів документів, доданих до каталогу файлів
- Функція «Автозаповнення форм» автоматично заповнює форми полей атрибутів документів
- Функція «Статистика», доступна адміністраторам, дозволяє переглядати статистичні дані: графік заповнення карток атрибутів документів, графік кількості заповнених карток операторів, статистику кількості документів у каталозі та заповнених карток атрибутів
- Кожен користувач має особистий кабінет, де може змінювати свої реєстраційні дані та дані для входу в систему, а також переглядати кількість заповнених карток атрибутів документів
Переваги користування електронним архівом
- Зручно працювати
- Швидкий пошук документів
- Можливість оперативного аналізу даних
- Миттєве формування звітів
- Оптимізація роботи персоналу
- Легко відправляти електронною поштою
- Зручно зберігати
- Легше захистити від втрати
- Віддалений доступ з будь-якої точки світу 24/7
